Support

Vragen of loopt iets niet zoals verwacht? Bekijk de werkinstructies of stuur ons een e-mail.

Werkinstructies

Wat is er nieuw

Wie is er vandaag?

Wachtwoordverzoeken

Maand

Overzicht

Medewerker toevoegen

Na het toevoegen krijg je een uitnodiging met een persoonlijke link. De medewerker kiest daarmee zelf een wachtwoord.

Medewerkers importeren via CSV

Voeg meerdere medewerkers tegelijk toe. Upload een CSV van het eigen sjabloon of exporteer ze direct vanuit Nmbrs (Medewerkers → Exporteren). Elke medewerker krijgt automatisch een uitnodigingsmail om een wachtwoord te kiezen.

Locatie bij het klokken

Kies wat de app met de locatie van medewerkers doet. Vertel je medewerkers vooraf welke stand je kiest en waarom; de app laat het ze bij het klokken ook een keer zien.

Klokken met de telefoon

Medewerkers die niet op kantoor zijn, kunnen in- en uitklokken met de knop "Klokken met mijn telefoon" (alleen met hun gps-positie). Zet dit uit als alleen klokken met de QR-code op kantoor mag. Klokken met de QR-code blijft altijd werken.

Tabletscherm (QR-code bij de ingang)

Scan deze QR-code met de tablet. Het tabletscherm opent dan meteen zonder dat je een sleutel hoeft te typen. Medewerkers scannen daarna de QR-code op de tablet om in en uit te klokken.

Werktijden

Standaard werktijden voor alle medewerkers. Klokt iemand in vóór de begintijd, dan wordt de begintijd geregistreerd (de werkelijke kloktijd wordt intern bewaard). Klokt iemand uit ná de eindtijd, dan wordt de eindtijd geregistreerd. Afwijkingen per locatie stel je in bij Locaties > Wijzigen; afwijkingen per medewerker bij Medewerkers > Wijzigen. Laat de begintijd leeg om dit uit te zetten.

Werkdagen

Pauze (vast)

Een vaste pauze wordt bij het uitklokken automatisch van de uren afgetrokken. Medewerkers vullen dan geen pauze meer in. Zet de pauze op 0 minuten om dit uit te zetten: dan vullen medewerkers zelf hun pauze in. Een nieuwe instelling geldt voor registraties die daarna worden afgesloten, eerdere uren veranderen niet. Verlof en ziekte tellen zonder pauzeaftrek.

Uren afronden

De in- en uitkloktijden tellen afgerond naar de dichtstbijzijnde 5, 6, 10, 15 of 30 minuten. Bijvoorbeeld bij 15 minuten: inklokken om 07:53 telt als 08:00, uitklokken om 16:38 als 16:45. De echte tijden blijven bewaard en zichtbaar; alleen de uren in de overzichten en de export zijn afgerond. Naar het dichtstbijzijnde is eerlijk: het valt de ene keer voor de medewerker uit en de andere keer voor de werkgever. Een nieuwe instelling geldt meteen, ook voor eerdere uren in een maand die nog niet is afgesloten.

Herinnering bij niet uitklokken

Staat iemand nog ingeklokt, dan krijgt die medewerker een e-mail, en alle leidinggevenden en de administratie ook. Dat gebeurt om het vaste tijdstip (elke dag zolang iemand ingeklokt blijft) en een keer na het ingestelde aantal uren.

Loonperiode

Per welke periode sluit je de uren af en exporteer je ze? Kies wat je salarisadministratie gebruikt. Bij per 4 weken zijn er 13 periodes per jaar: periode 1 is week 1 tot en met 4.

Groepen (uitzendkrachten / zzp'ers)

Werk je met uitzendkrachten of zzp'ers? Maak dan per bureau of zzp'er-groep een aparte groep. Die uren sluit je apart af, met een eigen loonperiode, en je mailt ze naar de ontvanger. Eigen personeel gebruikt de instellingen bij Loonperiode en Export.

Koppeling met salarispakket

Stuur de gewerkte uren rechtstreeks naar je salarispakket. Urengrip stuurt alleen de gewerkte uren; toeslagen, overuren en de rest bepaalt je salarispakket.

Export naar salarisprogramma

Kies je salarispakket; dan maakt "Exporteren (CSV)" bij Maand het bestand dat bij dat pakket past. Staat je pakket er niet bij, kies dan "Ander salarispakket" en stel de kolommen in zoals het importscherm van je pakket ze vraagt.

Mailen naar de loonadministrateur

Bij Maand kun je het bestand na het afsluiten ook mailen. Vul hier het vaste adres in; bij het versturen kun je het voor één keer aanpassen.

Controle en voorbeeld

Bekijk vooraf hoe het bestand eruitziet en wat er nog ontbreekt. Dit kan ook voor een maand die nog niet is afgesloten; er wordt niets geëxporteerd. Sla eerst op als je iets hebt gewijzigd.